Privacybeleid
Deze privacyverklaring is opgesteld volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en is van toepassing op alle persoonsgegevens en alle verwerkingen van persoonsgegevens die de stichting Gilde Haarlem Stadswandelingen hierna te noemen “de Stichting”, uitvoert voor u als vrijwilliger en/of klant.
De Stichting is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens, met welk doel deze worden verwerkt en door wie. Wij zorgen ervoor dat deze verwerking binnen de regels van de AVG plaatsvindt en dat uw persoonsgegevens worden beschermd. Hoe we dat doen wordt toegelicht in deze privacyverklaring.
We adviseren u deze privacyverklaring goed door te lezen, voordat u akkoord gaat en de Stichting toestemming geeft om uw persoonsgegevens te verwerken.
Hieronder zetten we de belangrijkste begrippen uit de privacywet (AVG) voor u op een rij.
- Persoonsgegevens: elk gegeven over een identificeerbare of geïdentificeerde natuurlijke persoon. Dat betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat ofwel naar die persoon te herleiden is.
- Verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt
- Betrokkene: de persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt
- Gegevensverwerking: alles wat met persoonsgegevens wordt gedaan, vb. het vastleggen, wijzigen, archiveren maar ook het vernietigen van persoonsgegevens
- Verwerker: een instantie (natuurlijke persoon of rechtspersoon) die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt
- Ontvanger: een instantie (natuurlijke persoon of rechtspersoon) waaraan de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verstrekt.
- Derden: geen van voorgaand genoemde partijen
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De Stichting is verwerkingsverantwoordelijk. Wij zijn telefonisch bereikbaar op 06-16410803. Of per e-mail: gildewandelingen@gmail.com.
2. Verplichtingen van De Stichting
Wij verplichten ons ertoe dat persoonsgegevens van u als betrokkene:
worden verwerkt op een manier die rechtmatig en transparant is;
worden verzameld voor duidelijke, uitdrukkelijk omschreven en rechtmatige doelen en in overeenstemming met die doelen worden verwerkt;
beperkt blijven tot wat nodig is voor de doelen waarvoor zij worden verwerkt;
kloppen en zo nodig worden bijgewerkt; Onjuiste persoonsgegevens worden gewist of gecorrigeerd;
worden bewaard in een vorm die het onmogelijk maakt u te kunnen identificeren, behalve voor de doelen waarvoor de persoonsgegevens noodzakelijk zijn;
zo worden verwerkt dat beveiliging ervan zo goed mogelijk gewaarborgd is, en onder meer beschermd zijn tegen niet geoorloofde verwerking, tegen verlies, vernietiging of beschadiging.
3. Gegevensverwerking door De Stichting
De Stichting verwerkt persoonsgegevens zowel handmatige als geautomatiseerd. Het betreft alleen een verwerking om de door u met De Stichting overeengekomen diensten te kunnen leveren. Deze diensten zijn:
aanbieden van stadswandelingen, arrangementen, fiets- en vaartochten, bijeenkomsten en overige gerelateerde activiteiten en evenementen;
verkrijgen van management- en statistische informatie (geanonimiseerd)
4. Uw persoonsgegevens bij De Stichting
De Stichting verwerkt ten behoeve van de onder punt 3 beschreven gegevensverwerkingen de volgende categorieën persoonsgegevens:
4.1 Klanten
| Gegevens | Doel van de vastlegging | bewaartermijn |
| Naam, adres, woonplaats | Het verwerken van een aanvraag voor een stadswandeling of ander arrangement | Maximaal 24 maanden* |
| Telefoonnummer | Om de klant te bereiken bij wijzigingen of om andere dringende redenen | Idem |
| Email- adres | Om de klant te bereiken bij wijzigingen of om andere dringende redenen | Idem |
| Datum wandeling of arrangement | Om te kunnen bepalen wanneer de gegevens verwijderd dienen te worden | Idem |
*) De gegevens worden 1 x per jaar geschoond. Daarbij worden alle klantgegevens verwijderd waarvan de wandeling of het arrangement 12 maanden of langer geleden plaatsvond.
4.2 Vrijwilligers
| Gegevens | Doel van de vastlegging | bewaartermijn |
| Naam, adres, woonplaats | Completering van de administratie van de Stichting voor correspondentie, financiële administratie en verzekering. |
Maximaal 24 maanden** nadat de vrijwilliger uit functie is gegaan |
| Geboortedatum | Completering van de administratie van de Stichting voor correspondentie, financiële administratie en verzekering. |
Idem |
| Telefoonnummer | Om de vrijwilliger te bereiken in relatie tot de uitoefening van de functie en vanwege onderlinge communicatie | Idem |
| Foto | Voor plaatsing op de website van de Stichting | Idem |
| Email- adres | Om de vrijwilliger te bereiken in relatie tot de uitoefening van de functie en vanwege onderlinge communicatie | Idem |
| Bankrekening nummer |
Om vergoedingen uit hoofde van de werkzaamheden te kunnen overboeken | Idem
|
| Datum in functie | Om jubilea te bepalen | Idem |
| Datum uit functie | Om te kunnen bepalen wanneer de gegevens verwijderd dienen te worden | Idem |
** De gegevens worden 1 x per jaar geschoond. Daarbij worden alle gegevens van de vrijwilliger verwijderd als deze 12 maanden of langer geleden uit functie trad.
Wij verwerken geen persoonsgegevens waaruit uw politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, seksuele geaardheid of lidmaatschap van een vakbond blijken.
5. Categorieën betrokkenen bij De Stichting
De Stichting verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van haar dienstverlening aan de volgende categorieën van betrokkenen:
- Vrijwilligers en klanten
- (Partner)organisaties
- Leveranciers
6. Verwerkers
De Stichting geeft in een aantal gevallen aan anderen opdrachten waarbij deze uw persoonsgegevens zouden kunnen inzien, deze anderen zijn verwerkers. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de website beheerder. De Stichting blijft verantwoordelijk voor die verwerkers en sluit daarmee verwerkingsovereenkomsten om uw privacy te waarborgen.
Het betreffen dan:
- (Partner)organisaties
- Natuurlijk personen
- Rechtspersonen
7. Ontvangers
De Stichting versterkt soms de van u verkregen persoonsgegevens in geanonimiseerde vorm aan de volgende categorieën van ontvangers:
- Overheidsinstanties, vb. de Gemeenten Haarlem
- Branche Gilde Nederland
8. Gegevensverstrekking aan Derden
De Stichting verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij dat van rechtswege verplicht is of tenzij dat noodzakelijk is om aangifte te doen van strafbare feiten.
9. Wanneer mogen wij uw persoonsgegevens verwerken
Uw persoonsgegevens mogen door ons alleen onder strikte voorwaarden worden verwerkt. De Stichting verwerkt alleen gegevens als aan één van onderstaande voorwaarden wordt voldaan:
- u heeft de Stichting toestemming gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doelen, bijvoorbeeld als onderdeel van een online aanmelding voor een nieuwsbrief of wandeling;
- de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen u en De Stichting;
- de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een aan de Stichting opgelegde wettelijke verplichting;
- de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang die aan De Stichting is opgedragen, bijvoorbeeld het voor statistische doeleinden aan overheidsinstanties verstrekken van geanonimiseerde persoonsgegevens;
- de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van De Stichting of van een derde, voor zover dit niet in strijd is met uw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden van betrokkene.
10. Uw rechten
U heeft onder de nieuwe regelgeving met betrekking tot uw persoonsgegevens een aantal rechten:
- Inzage: u heeft het recht om van de Stichting inzage te krijgen in de op u van toepassing zijnde verwerkingen van persoonsgegevens.
- Rectificatie: U heeft het recht aanpassing te vragen van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens. U kunt dit schriftelijk aanvragen en eventueel aanvullende informatie aan leveren;
- Het wissen van gegevens: U heeft het recht op het wissen van uw persoonsgegevens. Als u uit de systemen gewist wil worden kunt u dat schriftelijk aangeven. De Stichting zal dit dan zo snel mogelijk doen, tenzij wij een wettelijke plicht hebben uw gegevens langer te bewaren;
- Bezwaar: U heeft altijd het recht om vanwege redenen die zien op uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. De Stichting stopt dan de verwerking van uw persoonsgegevens tenzij er gegronde redenen zijn die zwaarder wegen dan uw belangen en rechten.
Als u van een van bovenstaande rechten gebruik wil maken kunt u contact opnemen met de Stichting.
11. Plichten van De Stichting
In het kader van de regelgeving houdt de Stichting zich aan de volgende verplichtingen:
- Verantwoordingsplicht: De Stichting treft en onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen, om te waarborgen en te kunnen aantonen dat de verwerking van uw persoonsgegevens in overeenstemming met de wet wordt uitgevoerd;
- Kennisgevingsplicht: De Stichting zal elke ontvanger op de hoogte stellen van elke wijziging of doorhalingen van persoonsgegevens en van een eventuele beperking in de verwerking;
- Registerplicht: De Stichting houdt een register bij van gegevensverwerkingen. Dit register geeft een actueel beeld van verwerkingsdoelen, categorieën persoonsgegevens, betrokkenen, ontvangers, bewaartermijnen en beveiligingsmaatregelen;
- Geheimhoudingplicht: De Stichting houdt persoonsgegevens, die zij in het kader van een onder geheimhoudingsplicht vallende activiteit heeft verkregen, geheim;
- Meldingsplicht: De Stichting legt datalekken vast en meldt elk datalek dat zich in het kader van haar gegevensverwerkingen voor doet bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Hierdoor kan de AP controleren of De Stichting aan haar meldingsplicht heeft voldaan.
12. De Stichting heeft uw toestemming nodig
Als u van de diensten van de Stichting gebruik wilt maken vragen wij u vóórdat u het (online) vragenformulier invult/laat invullen en uw persoonsgegevens aanbiedt, eerst deze privacyverklaring goed te lezen. Als u daarmee akkoord gaat geeft u de Stichting uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met deze privacyverklaring te verwerken.
Deze privacyverklaring zal van tijd tot tijd worden aangepast, zowel aan nieuwe technische ontwikkelingen als aan wijzigingen in de werkwijze bij de Stichting. Van substantiële wijzigingen brengen wij u op de hoogte.
13. Contact opnemen met De Stichting
U kunt De Stichting bereiken via de onder punt 1 vermelde contactgegevens. De Stichting is als volgt bereikbaar:
- Postadres : Galle Promenade 202, 1991 WJ Velserbroek
- Telefoon : 06- 16410803
- E-mail : gildewandelingen@gmail.com
- Ingeschreven KvK onder nummer 88506312
